E-Mails sind im Berufsleben besonders wichtig – insbesondere im Kundenservice. Eine gut geschriebene E-Mail kann nicht nur Probleme lösen, sondern auch Vertrauen schaffen. Doch wie schreibt man eine höfliche und professionelle E-Mail auf Englisch? In diesem Beitrag geben wir Ihnen hilfreiche Tipps und praktische Formulierungen, die Sie sofort nutzen können.
Starten Sie Ihre E-Mail freundlich und professionell. Verwenden Sie zum Beispiel:
• "Dear [Customer's Name], I hope you are doing well."
→ Eine höfliche und warme Begrüßung.
• "Thank you for reaching out to us."
→ Zeigt Wertschätzung dafür, dass sich der Kunde gemeldet hat.
• "We appreciate your email."
→ Eine gute Alternative, um Dankbarkeit auszudrücken.
Zeigen Sie, dass Sie die Situation verstehen und ernst nehmen:
• "I understand your concern regarding..."
→ Zeigt Einfühlungsvermögen.
• "We apologize for any inconvenience caused."
→ Eine höfliche Entschuldigung.
• "Thank you for bringing this to our attention."
→ So können Sie dem Kunden für den Hinweis danken.
Machen Sie deutlich, dass Sie gerne unterstützen:
• "I would be happy to assist you with..."
→ Freundlich und hilfsbereit.
• "Please let me know how I can help."
→ Unterstützung aktiv anbieten.
• "We are here to support you."
→ Eine stärkere, serviceorientierte Formulierung.
Wenn Sie Informationen schicken oder auf eine Frage antworten, helfen Ihnen diese
Formulierungen:• "Here is the information you requested."
→ Direkt und informativ.
• "Please find attached..."
→ Wenn Sie z. B. ein Dokument mitschicken.
• "Regarding your question about..."
→ Leitet eine Erklärung elegant ein.
Wenn Sie ein Problem gelöst haben, formulieren Sie dies positiv:
• "We have resolved the issue by..."
→ Erklärt, was Sie getan haben.
• "To address your concern, we have..."
→ Zeigt, dass Sie auf das Anliegen eingegangen sind.
• "You can now..."
→ Fokus auf die Lösung, nicht auf das Problem.
Ein professioneller Abschluss rundet Ihre Nachricht ab:
• "If you have any further questions, feel free to reach out."
→ Ermutigt zu weiteren Fragen.
• "Thank you for your understanding."
→ Zeigt Wertschätzung.
• "Looking forward to hearing from you."
→ Freundlich und offen.
Eine gute E-Mail ist klar, höflich und lösungsorientiert. Wenn Sie sich unsicher sind, helfen Ihnen die oben genannten Formulierungen dabei, professionell auf Englisch zu kommunizieren. Übung macht den Meister – also: einfach ausprobieren!
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